FilesとContentライブラリの違い
Files（ファイル）
レコードに直接添付する
商談・取引先などのレコードの「ファイル」関連リストからアップロードする。そのレコードに紐付いた資料を素早く添付するのに向いている。1ファイルを複数レコードに共有することも可能
Contentライブラリ
ライブラリで一元管理する
「ライブラリ」タブから資料をフォルダ管理できる。提案書テンプレート・製品カタログなどチームで共通利用する資料の管理に向いている。バージョン管理にも対応
Filesを使った基本的な添付手順
-
対象レコード（商談など）の「ファイル」関連リストを開く レコードページをスクロールし「ファイル」関連リストを見つける。表示されていない場合はページレイアウトに追加が必要
-
「ファイルをアップロード」またはドラッグ&ドロップで追加する ボタンからファイルを選択するか、ファイルを直接ドラッグして添付する。最大ファイルサイズは2GBまで
-
他のレコードへ同じファイルを共有する 添付されたファイルの右端「▼」→「共有」を選択し、共有先のレコードを検索して追加する。コピーではなく同一ファイルを参照するため、ストレージを節約できる
Contentライブラリの活用場面
-
提案書・見積書テンプレートの一元管理 「営業資料」ライブラリを作り、最新テンプレートをここで管理する。「古いバージョンを使ってしまった」を防げる
-
製品カタログ・会社案内の共有 チーム全員がアクセスできるライブラリに製品情報をまとめる。営業担当がその都度探す手間を省ける
-
バージョン管理が必要な資料 Contentライブラリはファイルのバージョン履歴を保持する。「最新版がどれか分からない」問題を解消できる
ファイルは「共有」を使うとストレージを節約できる
同じファイルを別レコードに添付したいとき、都度アップロードすると同じファイルが複数カウントされストレージを消費します。既存のファイルを「共有」する方法なら、1つのファイルを複数レコードで参照できるためストレージの節約になります。Salesforceのファイルストレージは有料プランでも限りがあるため、共有機能を積極的に使う運用ルールを決めておくことをおすすめします。
ファイル管理の運用ルール例
- テンプレート類はContentライブラリで管理し、レコードへは「共有」で紐付ける
- ライブラリのフォルダ名は「営業資料」「契約書」「社内規定」のように種別で分ける
- 古いバージョンのファイルは削除せずバージョン管理を使って上書きアップロードする
- 1レコードあたりのファイル数が増えすぎたら定期的に棚卸しするルールを決める
ファイルストレージの上限に注意
Salesforceのファイルストレージは組織全体で共有されており、エディションによって上限が決まっています。大容量ファイルを大量に添付するとストレージを圧迫します。契約書・仕様書など業務に必要なものはSalesforceに、大きな動画ファイルや社内資料はGoogle DriveやSharePointなど外部ストレージを使い分けるのが現実的です。