Salesforceのユーザー管理を正しく行う方法——権限セット・プロファイル・ロールの使い分け

3つの権限管理の役割

	プロファイル	権限セット	ロール
制御する内容	機能・オブジェクトへのアクセス	追加の機能権限	レコードの閲覧範囲
割り当て数	1人1つ	1人に複数割り当て可	1人1つ
典型的な使い方	「営業担当」「管理者」など職種で区分	「特定機能を一部のユーザーだけに追加付与」	「部長は部下全員の商談を見られる」

ロール（役割）の階層設計

ロールは組織の上下関係を反映します。上位ロールのユーザーは、下位ロールのユーザーが所有するレコードを参照できます。中小企業では2〜3階層程度がシンプルで運用しやすいです。

ロール設計のポイントは、「誰が誰のデータを見る必要があるか」から逆算することです。全員が全データを見る必要がある小規模チームなら、ロール階層を作らずに共有設定で対応する方がシンプルな場合もあります。

新しいユーザーを追加する手順

1. 設定 →「ユーザー」→「新規ユーザー」をクリック 右上の歯車アイコン →「設定」→ クイック検索で「ユーザー」と入力 →「新規ユーザー」へ進む
2. 基本情報を入力する 姓・名・メールアドレス（ログインIDになる）・ユーザー名（メールアドレスと同じ形式が一般的）を入力する
3. ライセンスとプロファイルを選択する 「Salesforce」ライセンスを選び、プロファイルを選択する。職種に合ったプロファイル（「標準ユーザー」「システム管理者」など）を選ぶ
4. ロールを設定する 組織階層に合ったロールを選択する。未設定のままだと、他のユーザーのデータが見えない・見えすぎる問題が起きやすい
5. 保存してウェルカムメールを送信する 保存するとユーザーにパスワード設定用のメールが届く。権限セットの割り当てが必要なら保存後に追加で設定する

退職・異動時のユーザー対応チェックリスト

退職者や異動者が出たときのSalesforce上の対応を整理しておくと、情報漏洩リスクを防げます。

• ユーザーを「非アクティブ」に変更する（削除ではなく非アクティブ化する）
• そのユーザーが所有する未完了商談・タスクを後任者に転送する
• そのユーザーが「実行ユーザー」になっているダッシュボードを確認・変更する
• 自動メール送信フローで差出人になっていないか確認する
• そのユーザーが管理者の場合、別の管理者を確保してから非アクティブ化する