重複管理の仕組み——2つのルールを組み合わせる

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ユーザーに通知
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マッチングルール
「これが一致したら重複」を定義する
会社名・メールアドレス・電話番号など、どの項目の組み合わせで重複判定するかを設定する。あいまい一致（ファジーマッチ）にも対応しており、「株式会社」「（株）」の表記ゆれも検知できる
重複ルール
「重複時にどうするか」を決める
重複が見つかったとき「警告を表示して保存は許可する」か「保存をブロックする」かを選択する。どのユーザーに適用するかの権限設定もここで行う

重複ルールの動作モード

モード 動作 向いている場面
警告（Allow） 重複候補を一覧表示し、「それでも保存しますか？」と確認する。保存は可能 重複を意識させながら、最終判断はユーザーに委ねたい場合
ブロック（Block） 重複候補がある場合、保存を完全に禁止する データ品質を厳格に管理したい場合。現場への説明が必要
レポートのみ ユーザーへの通知はなく、重複データをレポートに記録する まず現状の重複状況を把握したい導入初期の段階

標準マッチングルールを活用すると設定が楽になる

Salesforceには「標準取引先マッチングルール」「標準取引先責任者マッチングルール」「標準リードマッチングルール」がデフォルトで用意されています。まずこれらを有効化するだけで、基本的な重複検知が機能します。カスタマイズが必要になったら独自ルールを追加する、という順番で進めるのが定着しやすいです。

重複管理の設定手順

  1. 設定 →「マッチングルール」を開く 歯車アイコン →「設定」→ クイック検索で「マッチングルール」と入力 → 対象オブジェクトのルールを有効化する
  2. マッチングルールを確認・有効化する 標準ルールを使う場合は「有効化」をクリックするだけ。カスタムルールを作る場合は「新規ルール」から項目と一致条件を設定する
  3. 設定 →「重複ルール」を開く クイック検索で「重複ルール」と入力 → 対象オブジェクト（取引先・取引先責任者・リード）のルールを選択する
  4. 動作モードと適用マッチングルールを設定する 「警告」または「ブロック」を選択し、使用するマッチングルールを紐付ける。適用するレコードタイプや権限セットも設定できる
  5. 有効化してテストする Sandbox環境でテストしてから本番環境で有効化する。有効化後は実際に重複候補を入力して動作を確認する

既存の重複データを整理する——重複レコードの統合

重複ルールを設定しても、すでに存在する重複データは自動では解消されません。既存の重複を整理するには「レコードの統合（マージ）」機能を使います。

ブロックモードは導入前に現場への説明が必須

「保存できない」という体験は現場のストレスになります。特に「意図的に類似会社を複数登録している」ケース（本社と支店を別々に管理するなど）では、ブロックモードが業務の妨げになることがあります。まず警告モードで運用を開始し、重複件数が落ち着いてからブロックモードへ移行するのが安全です。