レポートスケジュール配信でできること
レポートのスケジュール配信を設定すると、指定したタイミングで最新データを反映したレポートをメールで自動送信できます。受信者はSalesforceにログインしなくてもデータを確認できるため、Salesforceを日常的に使わないマネージャーや経営者への定期報告に特に有効です。
よくある活用シーン
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毎週月曜
先週の商談進捗レポートを営業マネージャーへ配信 「前週クローズ予定の商談一覧」を月曜朝に自動送信。週次ミーティングの資料準備が不要になる
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毎日朝8時
未対応の問い合わせ件数を担当チームへ配信 「ステータス：未対応」のケース一覧を毎朝配信。対応漏れの早期発見に使える
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月末最終日
今月の受注金額サマリーを経営陣へ配信 担当者別・製品別の受注集計レポートを月末に自動送付。手動での集計・報告作業が不要になる
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毎週金曜
翌週フォロー予定の商談リストを営業担当者へ 「来週クローズ予定」の商談一覧を金曜午後に配信。週末に準備の優先順位が立てやすくなる
設定手順（3ステップ）
スケジュール配信の設定はレポート画面から直接行えます。
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対象レポートを開き「スケジュール」をクリック 配信したいレポートを開き、右上の「▼」メニューから「スケジュール」を選択します。Lightning Experienceでは「スケジュール」ボタンがレポートビューの上部に表示されます。
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受信者・頻度・配信時刻を設定 「To:」に送信先のSalesforceユーザーを追加します。頻度は「毎日・毎週・毎月」から選択し、曜日と時刻を指定します。件名にはデフォルトでレポート名が入りますが変更も可能です。
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保存してスケジュールを有効化 「スケジュールを保存」をクリックすると設定完了です。次の配信タイミングに自動で送信が始まります。設定内容はいつでも変更・削除できます。
受信メールの形式
配信されるメールには、レポートデータが次の形式で添付または本文に含まれます。
| 形式 | 内容 | 向いているケース |
|---|---|---|
| Salesforceへのリンク | メール本文にレポートURLが記載される | 受信者がSalesforceユーザーで、ログインして詳細を見られる場合 |
| Excelファイル添付 おすすめ | レポートデータがxlsxで添付される | Salesforceを使わない経営者や他部門への共有。加工しやすい |
| CSVファイル添付 | レポートデータがcsvで添付される | システム連携・他ツールへのデータ取り込みに使う場合 |
Salesforceユーザー以外には送れない
レポートのスケジュール配信は、送信先をSalesforceのユーザーアカウントを持つ人に限定されています。社外の取引先や、Salesforceライセンスを持たない社内メンバーには直接送れません。その場合は、受信したExcelファイルを転送する運用か、有償オプションで対応します。
制限事項を把握しておく
1ユーザーあたりの上限
1人のユーザーがスケジュール設定できるレポートは最大200件（組織全体でも上限あり）
表形式レポートは配信不可
スケジュール配信は「集計」「マトリックス」レポートのみ対応。表形式は使えない
配信タイミングの精度
指定した時刻ちょうどではなく、前後30分程度のズレが生じる場合がある
レポートの権限
受信者がそのレポートの閲覧権限を持っていないと、メールが届いてもデータが見られない
スケジュール配信を管理する
設定済みのスケジュールは「レポート」タブの左メニューにある「スケジュール済みレポート」から一覧で確認できます。配信を一時停止したい場合は個別に無効化、不要になったものは削除できます。
誰がどのレポートをスケジュール設定しているかを管理者が把握しにくいという課題もあるため、重要なレポートの配信設定は管理者が一元管理するルールを作ると安心です。
ダッシュボードのスケジュール配信との違い
Salesforceにはレポートだけでなく、ダッシュボードのスケジュール配信も別途設定できます。ダッシュボードはグラフや複数レポートを1画面にまとめたビジュアルレポートで、経営報告や朝会での共有に向いています。
「数値データを詳細に確認したい場合」はレポート、「全体像をパッと把握したい場合」はダッシュボードと使い分けましょう。