SalesforceのレポートをExcelに出力・共有する方法——データ活用の基本

「Salesforceのデータをピボットテーブルで分析したい」「役員会議の資料としてExcelに落としたい」「社外の取引先にレポートを共有したい」——Salesforceを使っていると、こうしたニーズは必ず出てきます。

結論からいうと、SalesforceのレポートはCSV形式でExcelにエクスポートできます。操作はシンプルで、レポート画面から数クリックでダウンロード可能です。加えて、Salesforce内でのレポート共有機能を使えば、社外へのExcel送付なしで最新データを届ける方法もあります。

この記事では、CSVエクスポートの手順・Excelでの活用法・社内外へのレポート共有方法・注意点まで整理して解説します。

出力・共有方法の全体像

まず「どの方法が自分のニーズに合うか」を把握しましょう。

方法	向いている用途	難易度
CSV/Excelエクスポート	Excelで加工・集計したい。会議資料として使いたい	かんたん
Salesforceのレポートフォルダ共有	社内ユーザー全員が常に最新データを参照できるようにしたい	かんたん
レポートの定期メール配信	毎週自動でレポートをメール送信したい	かんたん
ダッシュボードをスクリーンショット共有	グラフ・集計の画像を社外の関係者に見せたい	かんたん
Salesforce外部共有URL（Experience Cloud）	Salesforceを持たない外部関係者にリアルタイムで見せたい	中級

CSVエクスポートの手順——Excelに出力する

Salesforceのレポートは、そのままExcel形式またはCSV形式でダウンロードできます。

• 1
  エクスポートしたいレポートを開く 「レポート」タブから対象のレポートを選択して開きます。
• 2
  右上の「▼」メニューから「エクスポート」を選択 レポート画面右上の「▼」ボタン（またはケバブメニュー）をクリックすると「エクスポート」が表示されます。
• 3
  「Excelで表示可能な.csv形式」または「Excelの.xlsx形式」を選択 .xlsx形式を選ぶとそのままExcelで開けます。CSVを選ぶ場合は文字コードに注意（後述）。
• 4
  ダウンロードされたファイルをExcelで開く ダウンロードしたファイルをダブルクリックで開きます。ピボットテーブル・グラフ作成などExcelの機能をフル活用できます。

エクスポートしたデータのExcel活用シーン

社内への共有——レポートフォルダとメール配信

方法1：レポートフォルダで社内共有

Salesforce内のレポートは「フォルダ」単位でアクセス権を設定できます。フォルダを「公開」または特定のロールに共有することで、全員が常に最新のレポートを参照できます。毎回Excelをメールで送る手間がなくなります。

• 1
  「レポート」タブで共有したいレポートのフォルダを右クリック 「フォルダの共有」を選択します。
• 2
  共有先（ユーザー・ロール・グループ）と権限を設定 「閲覧のみ」「編集可能」など権限レベルを選んで共有します。

方法2：レポートを定期メールで自動配信

Salesforceのレポート購読機能を使うと、設定した頻度（毎日・毎週・毎月）でレポートをメール自動送信できます。毎週月曜朝に営業サマリーを自動送信する、といった運用が可能です。

社外への共有——注意点と現実的な方法

SalesforceのレポートやダッシュボードはURLを外部共有しても、相手がSalesforceのライセンスを持っていなければ閲覧できません。社外への共有は以下の方法が現実的です。

まとめ

Salesforceのデータを「Salesforce内だけで使う」のはもったいない。Excelとの組み合わせで分析の幅が広がり、Salesforceを持たない社外関係者や経営層との情報共有もスムーズになります。