承認プロセスの流れ
Step 1
申請者がレコードを「承認申請」する
↓
Step 2
承認者にメール通知が届く。レコードはロック状態になる
↓
承認
承認後アクションが実行される（項目更新・メール送信など）
却下
却下後アクションが実行される（申請者に通知など）
承認プロセスは複数ステップで構成でき、「部長承認→役員承認」のような多段階承認も設定できます。各ステップで異なる承認者・アクションを設定することが可能です。
承認プロセスが役立つ場面
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値引き・特別価格の承認 商談の割引率が一定以上の場合にマネージャー承認を必須にする。「口頭で値引き承認した」という曖昧な運用を防げる
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見積書・契約書の承認 見積書を送付する前に上長確認を必須にするフローを作れる。誤送信・価格ミスのリスクを下げられる
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新規取引先の与信審査 新規の取引先を登録したら与信担当者に承認を求めるフローにする。与信未確認の取引先への営業活動を防止できる
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カスタムオブジェクトを使った稟議申請 「稟議」カスタムオブジェクトを作り、承認プロセスを設定すると、Salesforce上で稟議書の提出〜承認〜記録が完結する
承認プロセスの設定手順
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設定 →「承認プロセス」→「新規承認プロセスの作成」 歯車アイコン →「設定」→ クイック検索で「承認プロセス」と入力 →「新規承認プロセスの作成」→「標準セットアップウィザードを使用」を選ぶ
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対象オブジェクトとプロセス名を設定する 「商談」など対象オブジェクトを選択し、プロセス名（例：大型案件値引き承認）を入力する
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承認申請の条件を設定する 「このプロセスに入るための条件」を設定する。例：割引率が20%以上のときのみ承認を必要とするなど
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承認者を設定する 「ユーザーを管理者として指定」「申請者の上位マネージャー」「数式で決定」から承認者の特定方法を選ぶ。段階承認の場合は後でステップを追加する
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承認・却下後のアクションを設定する 承認時「フェーズを受注に変更する」、却下時「申請者にメールを送る」などのアクションを設定する
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有効化して動作を確認する 設定完了後「有効化」をクリックする。Sandboxで先に動作確認してから本番環境で有効化する
承認・却下後に設定できるアクション
| アクションの種類 | できること | 活用例 |
|---|---|---|
| 項目の自動更新 | レコードの項目を指定の値に書き換える | 承認後に商談フェーズを「受注」に変更する |
| メールアラート | 指定した宛先にメールを自動送信する | 承認結果を申請者と関係者に通知する |
| タスクの作成 | 担当者に次のアクションのタスクを自動作成する | 承認後に「契約書を送付する」タスクを担当者に割り当てる |
| Apex クラス | 開発者が作成したカスタム処理を実行する | 外部システムへの連携など高度な処理（開発者向け） |
承認はメールからもSalesforceアプリからも対応できる
承認者は届いたメール内の「承認」「却下」ボタンをクリックするだけで対応できます。Salesforceにログインしなくてもメールから承認操作が可能なため、スマートフォンでの対応も容易です。また、Salesforceのホーム画面に「承認待ちリスト」が表示されるため、承認漏れを防げます。
承認申請中はレコードの編集がロックされる
承認申請が行われている間、対象のレコードは編集不可の状態になります。却下または承認が完了するまで担当者が内容を変更できません。「申請を取り消してから修正する」という運用ルールを事前に周知しておくと、現場の混乱を防げます。