「受注後の発注メールを、毎回手で書いている」——こういう話を聞くと、改善の余地が大きいと感じます。一件一件は小さな作業でも、件数が増えると無視できない工数になるからです。
この記事では、住宅リフォーム会社で受注後の発注業務をSalesforceで自動化した事例を紹介します。Gmailでの手動メール作成と転記作業がなくなり、複数の仕入先への注文書メールが自動送信される仕組みを約2ヶ月で構築しました。
支援の概要
- 業種
- 住宅リフォーム会社
- 課題
- 受注後の発注メールをGmailで毎回手動作成。内容をSalesforceへ手動転記。納期確認のフォローも手動
- 支援内容
- Salesforceから複数仕入先への発注メール自動送信・納期未回答時の催促メール自動化
- 期間
- 約2ヶ月
- 主な成果
- メール作成・転記作業がゼロに
導入前の状況：受注のたびに3つの手作業が発生していた
この会社では、顧客からの受注が決まると、担当者が次の3つの作業を手作業で行っていました。
💡 1件の受注に対して、複数の仕入先がある場合はメール作成と転記がその分だけ繰り返されます。件数が多い日は、発注業務だけで相当な時間がかかる状態でした。
何が問題だったのか
手作業が多いと、必ず「抜け漏れ」と「ミス」が生まれます。この会社でも、次のような問題が発生していました。
- メール作成のたびに品番・数量を手入力するためミスが起きる
- Salesforceへの転記漏れが発生する
- 納期回答の催促を忘れることがある
- 発注状況の全体像が把握しにくい
- 担当者が不在のとき、発注状況がわからない
- 発注情報はSalesforceへの1回の入力で完結
- 仕入先別のメールが自動生成・自動送信
- 転記作業が不要（Salesforceが正の情報源）
- 納期未回答の催促メールが自動送信
- 発注状況がSalesforce上でリアルタイムに確認できる
構築した仕組みの概要
支援では、Salesforceのフロー（Flow）機能を活用して、発注業務を自動化する仕組みを構築しました。
- Salesforceのフロー（Flow）で発注確定をトリガーにメール送信を自動化
- 仕入先マスタと連携し、複数仕入先への個別メールを自動振り分け
- 発注メールの本文テンプレートをSalesforceで管理し、品番・数量・納期を自動差し込み
- 納期回答フラグが立っていない発注を検知して催促メールを自動送信
変わったこと
① メール作成・転記作業がゼロになった
Salesforceへの入力が「唯一の作業」になり、Gmailを開く必要がなくなりました。複数の仕入先がある案件でも、入力は1回で完了します。各仕入先へのメールはSalesforceが自動で振り分けて送信するため、件数が増えても担当者の作業量は変わりません。
② 転記ミスと催促漏れがなくなった
手動転記が不要になったため、入力ミスの発生源そのものがなくなりました。納期未回答の催促もシステムが自動で行うため、「催促し忘れ」による納期遅延のリスクが解消されました。
③ 発注状況の全体像がいつでも見えるようになった
以前は担当者に確認しないと発注状況がわかりませんでした。Salesforce上で全案件の発注状況をリアルタイムに確認できるようになり、管理者が状況を把握するための確認作業が不要になっています。
この事例から学べること
この自動化で重要だったのは、「Salesforceをデータの起点にする」という設計です。
以前の運用では、SalesforceとGmailという2つのツールをまたいで同じ情報を扱っていました。Salesforceを見てGmailでメールを書き、送ったらSalesforceに転記する——この「往復」が工数とミスを生む構造でした。
Salesforceを情報の起点に据えることで、「Salesforceに入力したら、あとは自動で動く」という流れになります。担当者はSalesforceだけを見ればよい状態になり、ツールをまたぐ手間が完全になくなりました。
💡 「同じ情報を複数の場所で扱っている」業務は、Salesforceを起点にした自動化が特に効果を発揮します。転記・コピー・確認の往復をなくすことが、業務効率化の核心です。
リフォーム会社に限らず、受注後の発注業務を手動で行っている会社は多くあります。業種を問わず、「受注→発注→納期管理」の流れをSalesforceで一元化することで、同様の改善が見込めます。